Travailler moins, mais mieux. Ma synthèse du livre La 25e heure

Note : ce qui suit, ce sont mes notes de lecture, avec son lot d’approximations et de reformulations. Si l’idée générale te plait, lis-le bouquin 😊 Toutes les images et concepts appartiennent au livre Profit First, sauf mention contraire.

Pourquoi le burn-out est devenu un fléau moderne ?

Depuis la révolution industrielle, la productivité a explosé. Les ouvriers ont vu leur temps de travail diminuer drastiquement, passant de 60 à 40 heures par semaine.

Mais avec l’avènement des nouvelles technologies et la troisième révolution industrielle, un paradoxe est apparu :

Malgré des outils numériques censés nous rendre plus efficaces, le temps de travail des cadres a augmenté. En France, il est passé de 42,6 heures à 44,1 heures entre 2003 et 2011.

Nous sommes sous pression, constamment connectés, toujours en quête d’optimisation. Pourtant, au lieu d’être vraiment efficaces, nous nous éparpillons.

Pourquoi les avancées technologiques ont-elles réduit la charge des ouvriers, mais pas celle des cadres ?

Nos méthodes de travail modernes sabotent notre productivité

Plutôt qu’un gain de temps, nos nouvelles pratiques de travail (emails incessants, réunions inutiles, multitâche forcé) nous font perdre en concentration. Nous avons troqué l’efficacité contre l’illusion d’être occupés.

Pour retrouver un vrai équilibre, il est temps de repenser notre rapport au travail.

On ne travaille pas beaucoup → on passe beaucoup de temps au travail

Heureux les paresseux : l’art de travailler intelligemment

La productivité ne consiste pas à faire plus, mais à faire mieux. Chaque tâche répétitive ou ennuyante doit être une alerte : comment l’éviter ou l’optimiser la prochaine fois ?

Les réflexes d’amélioration continue

• Sortir du pilote automatique : Se poser la question « Puis-je automatiser, déléguer ou optimiser cette tâche ? »
• Accepter un effort court terme pour un gain long terme : Prendre le temps d’apprendre un outil ou de structurer un process.
• Adopter un esprit d’optimisation : Une étude montre que ceux qui changent de navigateur par défaut sont 25% plus performants. Pourquoi ? Parce qu’ils ont le réflexe d’améliorer leur environnement de travail.

Exemples concrets

• Se désabonner d’une newsletter inutile plutôt que de la supprimer chaque matin.
• Former quelqu’un pour déléguer, plutôt que refaire toujours les mêmes tâches.
• Automatiser : filtres Gmail, raccourcis clavier, outils de planification…

Les 3 leviers de la productivité

1. 📆 S’organiser pour mieux gérer son temps
2. 🧘 Se concentrer pour éviter la dispersion
3. 🏁 Accélérer pour exécuter plus vite et mieux

Voyons comment les utiliser efficacement.

1 – S’organiser pour reprendre le contrôle de son temps

Dire NON : la clé pour ne plus être submergé

Dire oui à tout, c’est laisser les autres gérer ton emploi du temps.

Pourquoi on dit OUI ?

• Parce que nos objectifs principaux ne sont pas clairement définis. 
• On a peur de vexer, blesser…

Dire non c’est :

• Respecter l’autre, en ne faisant pas quelque chose à moitié pour faire plaisir.
• Se respecter soi, se redonner du temps

Comment dire NON efficacement ?

• Une accroche agréable : “Merci pour la proposition de déjeuner, j’aurai apprécié etc.”
• Une phrase qui communique un non clair, sans excuse, sans peut-être : “mais en ce moment j’essaie de condenser mes journées pour garder du temps pour moi le soir”
• Une proposition alternative : “Tu peux m’envoyer tes questions par mail, j’y répondrai avec plaisir ».

Comment dire NON aux réunions ?

• Si je suis malade, doit-on reprogrammer la réunion ? Si non, je peux tout à fait m’abstenir (Merci, mais je ne pense pas apporter de contribution indispensable, je serai ravi de lire le compte-rendu)

Abuser de la to-do-list

Une tâche non terminée prend plus de place mentale qu’une tâche finie (effet Zeigarnik). Pour éviter la surcharge mentale :

• Noter chaque tâche de manière systématique, avec toutes les infos utiles.
• Garde une écriture cohérente et claire. Tu peux utiliser ces deux formats :
  • Action : « Écrire la synthèse »
  • Résultat : « La synthèse est écrite » (plus motivant pour le cerveau)

Prioriser avec la règle des 3 tâches

Chaque matin, pose-toi cette question : Quelles sont les 3 choses essentielles à accomplir aujourd’hui ?

Règle des 2 minutes

• Si ça prend moins de 2 minutes. Fais le tout de suite. (David Allen, Getting things done)

Déléguer

• Investir maintenant pour gagner en productivité plus tard, collectivement.
• Comment déléguer ?
  • Donner le sens, expliquer le pourquoi, l’importance de la tâche
  • Donner les éléments de contexte, les informations clés pour mener à bien la tâche
  • Donner une deadline claire
  • Former, outiller
  • Remercier
  • Donner du feedback
• Déléguer, ce n’est pas micromanager → On délégue le résultat, pas les moyens.

Prioriser, la règle des 3 tâches

• Il est plus facile de gérer d’abord les tâches importantes (les pierres), puis les autres tâches
• Commençons nos journées par des tâches à forte valeur ajoutée, commencer en lisant ses mails ou de la veille, c’est procrastiner et se mettre en retard sur les pierres.
• Quelles sont les 3 choses que je dois accomplir aujourd’hui ?
  Quelles sont les 3 choses que je dois réaliser pour être satisfait de ma journée ?

Timeboxer

• Placer des créneaux de travail dans son agenda, pour ces tâches précises. 
• On peut prévoir des plages à l’avance, pour éviter que les autres ne décident de notre agenda à notre place en nous imposant des réunions.

Tâches actives / passives

• Tâche passive : une tâche qui une fois lancée, continue toute seule
  • Tâches à délai
  • Tâche déléguée
• À choisir, toujours commencer par une tâche passive, plutôt qu’une tâche active. La tâche passive peut alors continuer pendant que vous travaillez.

Exemples : 

• Briefer un prestataire, un freelance, un stagiaire, un collègue
• Allumer son four
• Poster une annonce de recrutement

Combattre la procrastination

• Règle de Laborit →  l’humain à tendance à fuir la difficulté pour rechercher un nouvel état de plaisir.
• Se donner une deadline (prévenir sa boss qu’on présentera le compte rendu demain, planifier un rdv dans un agenda
  • une deadline peut aussi être agréable (s’inscrire à un cours de sport le soir pour sortir du travail à l’heure)
• Segmenter la tâche (une échelle) en actions réalisables (barreaux de l’échelle)
• Power hour ou War room : créer un temps convivial, festif, musical,… en collectif, pour réaliser les actions désagréables. Cela peut aussi être l’occasion de créer un challenge pour trouver comment automatiser l’action.

2 – Concentration

Chasser les pensées parasites 

• Inscrire à la todolist (cf vu plus haut)
• Ranger votre bureau (physique et virtuel), chaque document, objet sur votre bureau vous renvoie à qqechose à faire.

Inbox zero

• La méthode :
  • Aucune action de votre part → archiver immédiatement ;
  • Action de votre part – de 2 minutes → répondez puis archivez l’e-mail ;
  • Action de votre part → ajoutez l’action à votre to do list puis archivez l’e-mail (vous pouvez par exemple utiliser la to do list intégrée à Gmail en y glissant l’e-mail en question). Vous ne devez avoir qu’une seule to do list centralisée afin de prioriser vos tâches efficacement
• Ne pas chercher à avoir une boite vide 100% du temps. 
• Programmer des moments définis dans l’agenda pour répondre aux mails.

La méditation

Petit Bamboohttps://www.petitbambou.com/fr/

Protégez vous des tentations

– Stayfocusd, Freedom ou SelfControl (gratuits) : Je me force à ne pas me connecter sur Facebook ou sur les autres sites de mon choix pendant le temps que je souhaite – News Feed Eradicator (gratuit) : Cette extension Chrome supprime la partie la plus addictive des réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Linkedin, YouTube…) – le flux – et le remplace par une citation inspirante. Pour ne plus tomber dans des vortex…

PocketParkez vos articles à lire, vidéos à regarder… pour ne plus avoir à y penser jusqu’au moment opportun

Créez votre bulle

• Mettre des écouteurs
  • Cela envoie un signal aux autres
  • Mettre de la musique instrumentale ou du bruit d’ambiance pour aider à la concentration
• Travailler ailleurs qu’au bureau. Se fixer des demi-journée “inviolables” par les réunions.

– Noisli (gratuit) : Ce site recrée des dizaines de fonds sonores pour me transporter dans un café, dans un train, près d’une rivière ou dans une cabane pendant un orage.

Outils BABA de la navigation sur internet – AdBlock (gratuit) : Cette extension bloque les vidéos en pré-roll et autres publicités qui me ralentissent sur le web.- Dashlane (gratuit pour les fonctionnalités de base) : Je n’ai plus qu’à retenir un meta mot de passe qui est mon sésame pour tous les sites web. Dashlane remplit aussi les formulaires avec mes coordonnées à ma place et retient mon numéro de carte bancaire pour faciliter mes paiements en ligne.- OneTab (gratuit) : Je ferme en un clic tous les onglets de mon navigateur. Ca me libère immédiatement de la mémoire.- Auto Tab Discard (gratuit) : Suspend automatiquement les onglets inactifs pour libérer de la mémoire. Je peux définir les règles, par exemple ne pas désactiver les onglets qui contiennent des formulaires que je n’ai pas encore validés.‍- AutoPagerize (gratuit) : Transforme n’importe quelle page en scroll infini, plus besoin de cliquer sur “Résultats suivants” ou “Page suivante”.- I don’t care about cookies : Permet de se débarrasser de ces horribles bandeaux cookies sur presque tous les sites.

Communications asynchrones

• Communication synchrone : Téléphone, chat, IRL…
• Communication asynchrone : Les interlocuteurs ne sont pas obligés de se répondre immédiatement : courrier, e-mail, sms…
• La comm synchrone génère des interruptions dans le travail.
  • Elle est réserver aux situations urgentes, ou compliquées (+ de 3 mails échangez ? Appelez-vous!)
• Mollo avec le téléphone : c’est permettre aux gens de vous déranger à leur convenance, et pas au moment où vous le souhaitez. Solutions ?
  • Ne pas répondre (yes !)
  • Ne pas autoriser les gens à laisser des messages vocaux (Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de Paul. Je n’écoute pas mes messages téléphoniques, mais écrivez-moi un SMS et je vous garantis une réponse rapide)
• Ne pas consulter ses emails 3 x par jour. En moyenne un salarié consulte ses emails toutes les 15minutes…

– Inbox when Ready (gratuit) : permet de cacher votre boîte de réception Gmail par défaut afin de réaliser des recherches ou de composer des messages sans être distrait.

Dites stop aux notifications

• Refusons les interruptions… des logiciels et des applications ! 
• Désactivez toutes les notifications sur votre téléphone et votre ordinateurs, et réactivez-le au cas par cas.
• Désinscrivez-vous de toutes les newsletters que “vous lirez plus tard” mais ne lisez pas.
• Ne pas consulter ses emails 3 x par jour. En moyenne un salarié consulte ses emails toutes les 15minutes…

3 – Accélération

Fundamentals : mettre en place une base solide pour gagner du temps sur vos tâches futures. Automation : automatiser les actions répétitives. Speed : accélérer les actions manuelles.

Fundamentals

• Dormir, la base
• Charge mentale de la décision : choisir fatigue. Limitez les décisions à prendre. Offrez des choix fermés plutot que ouvert (on va déjeuner ici ou ici ?), voir créez des pattern (définir un QG pour les réunions au café, et ne plus en changer sauf exception)
• Faire du sport (voir Seven minute workout)
• S’alimenter correctement
• Se caler sur sa propre horlogie biologique
• Avoir du bon matériel (ne pas perdre de temps à attendre que son ordi s’allume, que sa fenêtre charge…)

Automation

• Si vous faites une action + de 1 fois, il faut chercher à l’automatiser
• Votre ordi remplit les formulaires pour vous (dashlane, lastpass..)
• Automatiser le traitement de vos emails (voir plus bas)
• Utilisez la reconnaissance vocale : vous parlez plus vite que vous n’écrivez
• Dactylo sur mobile : clavier swiftkey
• Si vous organisez beaucoup de rendez vous : Julie Desk

Automatiser le traitement des emailsTemplates de messagesEcriture rapideLibellés & actions automatiquesDécliner invitation à des réunions si en dehors des horaires de travail paramétrés

Hazel (pour Mac uniquement. Un équivalent plus ou moins proche sur PC s’appelle DropIt). Hazel ne connecte pas entre eux des services en ligne mais vous permet de définir des règles pour gérer les fichiers de votre ordinateur. Quelques exemples tout bêtes : si un des fichiers de votre dossier « téléchargements » fait plus de 1 Go et n’a pas été ouvert depuis deux semaines, Hazel peut le supprimer automatiquement. Si un fichier contient le mot « facture », Hazel peut créer une copie, la renommer avec la date du jour et la mettre automatiquement dans un dossier « comptabilité ».

Speed

• Dactylo sur ordi : accélérez votre vitesse d’écriture, grâce à quelques exercices chaque jour. (10 fast finger)
• Automatisez les abréviations, ces applications remplacent des abréviations par des phrases ou des mots. N’écrivez plus jamais deux fois la même chose. Auto Text expender, ou aText
  • Vos adresses pro et perso, avec bien sûr digicode et étage si besoin
  • Toutes vos formules de politesse, au début ou à la fin d’un e-mail
  • Votre prénom et votre nom 

Votre e-mail

• Votre numéro de téléphone
• Votre IBAN
• Votre numéro de Sécu
• Vos numéros de passeport, de permis, de carte d’identité
• Les infos de votre entreprise : nom, url, numéro de SIRET , TVA…
• Toutes les phrases que vous êtes amené à répéter dans le quotidien de votre métier, par exemple pour envoyer une proposition commerciale, un devis, une facture, proposer un entretien, proposer un rendez-vous, refuser une demande de stage, etc. 
• Abréviations de certains mots très courants : tjs pour toujours, jms pour jamais, bcp pour beaucoup, pj pour pièce jointe, etc. 
• Abréviations dynamiques, par exemple pour mettre la date du jour avec un raccourci du type « :date » par exemple

• Modèles d’emails : gmail ou mixmax
• Accélérez votre vitesse de lecture (uniquement pour les rapports etc… pas chez vous au coin du feu^^)
  • Ne subvocalisez pas
  • Accélez votre regard
• Accélérez votre navigation web
• Si vous organisez beaucoup de rendez vous : Julie Desk