Les meilleurs tips de productivité du livre La 25e heure

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0 – Intro

Mais pourquoi le burn-out ?

Depuis le début de la révolution industrielle, la productivité à augmenté → le temps de travail des ouvriers à diminué d’un tiers (60 à 40h)
3ème révolution industrielle et NTIC, la productivité à augmenté MAIS a fini par s’écrouler.
Les horaires des employés ne diminuent plus, voir augmente. En France, la semaine de travail des cadres est passé de 42,6 à 44,1 heures par semaine entre 2003 et 2011.
On est SOUS L’EAU, en BURN OUT

Pourquoi les machines ont permis aux ouvriers de travailler moins, mais les nouvelles techno n’ont pas permis aux cadres de faire de même ?

Nos nouvelles méthodes de travail nuisent à notre efficacité.
On ne travaille pas beaucoup → on passe beaucoup de temps au travail

Heureux les paresseux

À chaque fois que je fais une tâche longue, répétitive ou ennuyante >
Qu’est-ce que je peux changer pour éviter ça la prochaine fois ?
Ne pas rester en pilote automatique
Faire un effort à court terme pour investir à long terme
Logique d’amélioration continue
Augmentation des résultats de 25% des personnes ayant un autre navigateur que celui fourni avec l’ordinateur → Ils sont capables d’investir du temps (installer un nouvel outil) au lieu de rester avec les outils par défaut.

Exemples :

Se désabonner d’une news plutôt que de la supprimer chaque fois
Former quelqu’un pour déléguer
Automatiser dans gmail…

La productivité – 3 leviers

Les leviers ne sont pas tous aussi pertinents, ou impactants selon votre rôle

En résumé

S’organiser, pour allouer assez de temps à chaque tâche
Se concentrer, pour dédier le plus d’attention possible à chaque tâche
Accélérer, pour exécuter chaque tâche le plus rapidement possible

1 – Organisation

Dire non

Si l’on dit OUI à tout, notre temps est géré par les autres.
Pourquoi on dit OUI ?
- Parce que nos objectifs principaux ne sont pas clairement définis.
- On a peur de vexer, blesser…
Dire NON, c’est :
- Respecter l’autre, en ne faisant pas quelque chose à moitié pour faire plaisir.
- Se respecter soi, se redonner du temps
Comment dire NON ?
- Une accroche agréable (“Merci pour la proposition de déjeuner, j’aurai apprécié etc.”)
- Une phrase qui communique un non clair, sans excuse, sans peut-être (“mais en ce moment j’essaie de condenser mes journées pour garder du temps pour moi le soir”)
- Une proposition alternative (“Tu peux m’envoyer tes questions par mail, j’y répondrai avec plaisir”)
Dire NON aux réunions
- Si je suis malade, doit-on reprogrammer la réunion ? Si non, je peux tout à fait m’abstenir (Merci, mais je ne pense pas apporter de contribution indispensable, je serai ravi de lire le compte-rendu)

L’illusion de la fréquenceNotre cerveau est + attentif aux choses que l’on a en tête
Par ex quand on a appris un nouveau mot, on le voit partout 🙂
→ Avoir ses objectifs en tête nous permet donc d’avoir le cerveau concentré sur les opportunités liées.

Abuser de la to-do-list

Chaque tâche en cours ajoute à notre charge mentale (l’effet Zeigarnik : une tâche non achevée prend beaucoup plus de place dans votre cerveau qu’une tâche achevée.)
Noter tout de manière systématique, avec toutes les informations nécessaires
Avoir une écriture cohérente et s’y tenir. 2 styles possibles :
- Action : Écrire la synthèse
- Résultat : La synthèse est écrite (le cerveau préfère cette écriture, bien que moins facile)

Règle des 2 minutes

Si ça prend moins de 2 minutes. Fais le tout de suite. (David Allen, Getting things done)

Déléguer

Investir maintenant pour gagner en productivité plus tard, collectivement.
Comment déléguer ?
- Donner le sens, expliquer le pourquoi, l’importance de la tâche
- Donner les éléments de contexte, les informations clés pour mener à bien la tâche
- Donner une deadline claire
- Former, outiller
- Remercier
- Donner du feedback
Déléguer, ce n’est pas micromanager → On délégue le résultat, pas les moyens.

Prioriser, la règle des 3 tâches

Il est plus facile de gérer d’abord les tâches importantes (les pierres), puis les autres tâches
Commençons nos journées par des tâches à forte valeur ajoutée, commencer en lisant ses mails ou de la veille, c’est procrastiner et se mettre en retard sur les pierres.
Quelles sont les 3 choses que je dois accomplir aujourd’hui ?
Quelles sont les 3 choses que je dois réaliser pour être satisfait de ma journée ?

Timeboxer

Placer des créneaux de travail dans son agenda, pour ces tâches précises.
On peut prévoir des plages à l’avance, pour éviter que les autres ne décident de notre agenda à notre place en nous imposant des réunions.

Tâches actives / passives

Tâche passive : une tâche qui une fois lancée, continue toute seule
- Tâches à délai
- Tâche déléguée
À choisir, toujours commencer par une tâche passive, plutôt qu’une tâche active. La tâche passive peut alors continuer pendant que vous travaillez.

Exemples :

Briefer un prestataire, un freelance, un stagiaire, un collègue
Allumer son four
Poster une annonce de recrutement

Combattre la procrastination

Règle de Laborit → l’humain à tendance à fuir la difficulté pour rechercher un nouvel état de plaisir.
Se donner une deadline (prévenir sa boss qu’on présentera le compte rendu demain, planifier un rdv dans un agenda
- une deadline peut aussi être agréable (s’inscrire à un cours de sport le soir pour sortir du travail à l’heure)
Segmenter la tâche (une échelle) en actions réalisables (barreaux de l’échelle)
Power hour ou War room : créer un temps convivial, festif, musical,… en collectif, pour réaliser les actions désagréables. Cela peut aussi être l’occasion de créer un challenge pour trouver comment automatiser l’action.

2 – Concentration

Chasser les pensées parasites

Inscrire à la todolist (cf vu plus haut)
Ranger votre bureau (physique et virtuel), chaque document, objet sur votre bureau vous renvoie à qqechose à faire.

Inbox zero

La méthode :
- Aucune action de votre part → archiver immédiatement ;
- Action de votre part – de 2 minutes → répondez puis archivez l’e-mail ;
- Action de votre part → ajoutez l’action à votre to do list puis archivez l’e-mail (vous pouvez par exemple utiliser la to do list intégrée à Gmail en y glissant l’e-mail en question). Vous ne devez avoir qu’une seule to do list centralisée afin de prioriser vos tâches efficacement
Ne pas chercher à avoir une boite vide 100% du temps.
Programmer des moments définis dans l’agenda pour répondre aux mails.

La méditation

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Protégez vous des tentations

Créez votre bulle

Mettre des écouteurs
- Cela envoie un signal aux autres
- Mettre de la musique instrumentale ou du bruit d’ambiance pour aider à la concentration
Travailler ailleurs qu’au bureau. Se fixer des demi-journée “inviolables” par les réunions.

– Noisli (gratuit) : Ce site recrée des dizaines de fonds sonores pour me transporter dans un café, dans un train, près d’une rivière ou dans une cabane pendant un orage.

Communications asynchrones

Communication synchrone : Téléphone, chat, IRL…
Communication asynchrone : Les interlocuteurs ne sont pas obligés de se répondre immédiatement : courrier, e-mail, sms…
La comm synchrone génère des interruptions dans le travail.
- Elle est réserver aux situations urgentes, ou compliquées (+ de 3 mails échangez ? Appelez-vous!)
Mollo avec le téléphone : c’est permettre aux gens de vous déranger à leur convenance, et pas au moment où vous le souhaitez. Solutions ?
- Ne pas répondre (yes !)
- Ne pas autoriser les gens à laisser des messages vocaux (Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de Paul. Je n’écoute pas mes messages téléphoniques, mais écrivez-moi un SMS et je vous garantis une réponse rapide)
Ne pas consulter ses emails 3 x par jour. En moyenne un salarié consulte ses emails toutes les 15minutes…

Dites stop aux notifications

Refusons les interruptions… des logiciels et des applications !
Désactivez toutes les notifications sur votre téléphone et votre ordinateurs, et réactivez-le au cas par cas.
Désinscrivez-vous de toutes les newsletters que “vous lirez plus tard” mais ne lisez pas.
Ne pas consulter ses emails 3 x par jour. En moyenne un salarié consulte ses emails toutes les 15minutes…

3 – Accélération

Fundamentals : mettre en place une base solide pour gagner du temps sur vos tâches futures. Automation : automatiser les actions répétitives. Speed : accélérer les actions manuelles.

Fundamentals

Dormir, la base
Charge mentale de la décision : choisir fatigue. Limitez les décisions à prendre. Offrez des choix fermés plutot que ouvert (on va déjeuner ici ou ici ?), voir créez des pattern (définir un QG pour les réunions au café, et ne plus en changer sauf exception)
Faire du sport (voir Seven minute workout)
S’alimenter correctement
Se caler sur sa propre horlogie biologique
Avoir du bon matériel (ne pas perdre de temps à attendre que son ordi s’allume, que sa fenêtre charge…)

Automation

Si vous faites une action + de 1 fois, il faut chercher à l’automatiser
Votre ordi remplit les formulaires pour vous (dashlane, lastpass..)
Automatiser le traitement de vos emails (voir plus bas)
Utilisez la reconnaissance vocale : vous parlez plus vite que vous n’écrivez
Dactylo sur mobile : clavier swiftkey
Si vous organisez beaucoup de rendez vous : Julie Desk

Automatiser le traitement des emailsTemplates de messagesEcriture rapideLibellés & actions automatiquesDécliner invitation à des réunions si en dehors des horaires de travail paramétrés

Hazel (pour Mac uniquement. Un équivalent plus ou moins proche sur PC s’appelle DropIt). Hazel ne connecte pas entre eux des services en ligne mais vous permet de définir des règles pour gérer les fichiers de votre ordinateur. Quelques exemples tout bêtes : si un des fichiers de votre dossier « téléchargements » fait plus de 1 Go et n’a pas été ouvert depuis deux semaines, Hazel peut le supprimer automatiquement. Si un fichier contient le mot « facture », Hazel peut créer une copie, la renommer avec la date du jour et la mettre automatiquement dans un dossier « comptabilité ».

Speed

Dactylo sur ordi : accélérez votre vitesse d’écriture, grâce à quelques exercices chaque jour. (10 fast finger)
Automatisez les abréviations, ces applications remplacent des abréviations par des phrases ou des mots. N’écrivez plus jamais deux fois la même chose. Auto Text expender, ou aText
- Vos adresses pro et perso, avec bien sûr digicode et étage si besoin
- Toutes vos formules de politesse, au début ou à la fin d’un e-mail
- Votre prénom et votre nom

Votre e-mail

Votre numéro de téléphone
Votre IBAN
Votre numéro de Sécu
Vos numéros de passeport, de permis, de carte d’identité
Les infos de votre entreprise : nom, url, numéro de SIRET , TVA…
Toutes les phrases que vous êtes amené à répéter dans le quotidien de votre métier, par exemple pour envoyer une proposition commerciale, un devis, une facture, proposer un entretien, proposer un rendez-vous, refuser une demande de stage, etc.
Abréviations de certains mots très courants : tjs pour toujours, jms pour jamais, bcp pour beaucoup, pj pour pièce jointe, etc.
Abréviations dynamiques, par exemple pour mettre la date du jour avec un raccourci du type « :date » par exemple

Modèles d’emails : gmail ou mixmax
Accélérez votre vitesse de lecture (uniquement pour les rapports etc… pas chez vous au coin du feu^^)
- Ne subvocalisez pas
- Accélez votre regard
Accélérez votre navigation web
Si vous organisez beaucoup de rendez vous : Julie Desk