Ma boîte à outils de solopreneure pour bosser moins et mieux

En tant que solopreneure, j’ai longtemps cru qu’il fallait tout faire soi-même pour être une « vraie » entrepreneure. Résultat ? Des journées de 12h, un syndrome de l’imposteur bien installé, et l’impression de courir en permanence après ma to-do list.

Le problème, c’est pas qu’on manque de motivation. C’est qu’on manque d’outils adaptés.

Et moi, j’adore les outils. Je suis une nerd assumée de l’automatisation. Alors aujourd’hui, je te partage ma stack testée et approuvée depuis plusieurs années. Celle qui me fait vraiment gagner du temps (et de l’argent), et qui me permet de bosser moins tout en développant mon activité.

Pas de bullshit, que des retours d’expérience honnêtes. On y va !

Les outils pour automatiser ton quotidien

Scheduled.so : mon arme secrète pour la planification de contenu

Tu sais ce qui me prenait un temps monstre avant ? Jongler entre Notion (où je prépare mes contenus), puis aller sur LinkedIn, Instagram, ou autre pour publier. Sans parler de devoir me rappeler QUAND publier chaque post.

Scheduled, ça a changé ma vie.

C’est simple : je rédige et planifie tous mes posts directement depuis Notion, et Scheduled s’occupe de les publier automatiquement sur mes réseaux sociaux au moment prévu.

Concrètement, ça change quoi ?

Plus besoin de sortir de mon espace de travail. Tout mon workflow de création de contenu reste dans Notion :

• Je rédige mes posts dans ma base de données de contenu
• J’ajoute les visuels & les carrousels
• Je définis la date et l’heure de publication
• Scheduled fait le reste

Le gain de temps réel ? Je batch mes contenus une fois par semaine. En 2-3h, je prépare tous mes posts de la semaine, et après je n’y pense plus. Fini le stress de « mince j’ai oublié de poster aujourd’hui ».

En plus, comme tout reste dans Notion, j’ai une vue d’ensemble de mon calendrier éditorial. Je vois d’un coup d’œil ce qui est prévu, ce qui est publié, ce qui performe.

Pour une amoureuse de Notion comme moi, c’est le combo parfait. Un outil en moins, et un workflow ultra fluide. Et j’ai 20 % de réduction à t’offrir sur l’accès à vie !

Zapier : le chef d’orchestre de mes automatisations

Si tu veux vraiment passer au niveau supérieur en automatisation, Zapier c’est LA solution. C’est l’outil qui connecte tous tes autres outils entre eux.

Concrètement, ça veut dire quoi ?

Tu peux créer des « zaps » (des automatisations) entre tes différentes applications. Par exemple :

• Quand quelqu’un s’inscrit à ta newsletter Kit, son contact est automatiquement ajouté dans ton CRM
• Quand tu reçois un paiement Thrivecart, une notification est envoyée dans ton Discord.
• Quand tu publies un article de blog, il est automatiquement partagé sur tes réseaux sociaux

Mes zaps préférés qui me font gagner des heures :

1. Enregistrement automatique de toutes les factures reçues par email, directement dans mon Google Drive
2. Tout un process d’onboarding quand un client fait un achat dans Thrivecart : notif Discord, envoi d’un email, préparation d’un email brouillon, création d’un espace Notion, d’un dossier Google Drive etc
3. Sauvegarde automatique de toutes mes newsletters Kit dans Notion.

Le truc génial avec Zapier, c’est que tu n’as pas besoin de coder. Tu choisis tes applications, tu définis la logique (« quand ça arrive, fais ça »), et hop, ça tourne tout seul.

Dust : l’IA qui bosse pour moi

Parlons peu, parlons bien : Dust, c’est mon assistante virtuelle.

Contrairement aux autres outils d’IA où tu dois tout réexpliquer à chaque fois, Dust apprend de ton contexte. Tu peux créer des « agents » spécialisés qui connaissent ton business, ton ton de voix, tes process.

Comment je l’utilise au quotidien ?

J’ai créé plusieurs agents :

• Un agent « Chloé » qui m’aide à rédiger mes articles de blog en respectant mon ton, et Charlie ensuite m’aide à créer des carrousels.
• Un agent qui analyse mes données de newsletter et me sort des insights
• Un agent qui m’aide à préparer mes briefs créatifs pour mes clients
• Un agent qui m’aide à écrire les textes de mes hubs graphiques, puis un autre qui rédige un cas client.

Ce qui change tout, c’est que ces agents ont accès à mes documents, mes anciens contenus, toute ma base de connaissances sur Notion. Ils ne me sortent pas des réponses génériques, ils me répondent en s’appuyant sur MON expertise.

Le gain ? Je délègue les tâches répétitives à l’IA tout en gardant ma patte et ma qualité. C’est comme avoir une assistante qui te connaît par cœur.

Les outils d’organisation et de gestion

Notion : mon cerveau externe

Si demain je devais choisir UN SEUL outil, ce serait Notion. Sans hésiter.

Pourquoi j’adore Notion ?

Parce que c’est flexible à mort. Tu peux l’adapter à 100% à ton workflow, tes besoins, ta façon de penser. C’est pas un outil rigide qui t’impose SA façon de bosser.

Ce que j’y centralise :

• Ma base de projets clients avec tous les briefs, espaces clients, notes de rendez-vous
• Mon planning éditorial pour la newsletter, le blog, mes podcast et bien sur Linkedin
• Ma base de connaissances avec tous mes process, templates, ressources
• Mon CRM pour suivre mes prospects et clients

Le truc que j’adore, c’est que tu peux créer des bases de données connectées entre elles et des vues filtrées. Par exemple, j’ai créé une page Prospection, dans laquelle je n’affiche que les projets pas encore signés. Et dans la page Onboarding, je n’affiche que les clients à qui je dois envoyer le mail d’onboarding ^^ (qui est 95% automatisé avec Zapier, si tu as suivi l’article jusqu’ici ^^)

Mon conseil si tu débutes ? Ne te prends pas la tête à créer le système parfait dès le départ. Commence simple, et fais évoluer ton Notion au fur et à mesure. C’est un outil vivant qui grandit avec toi.

Kit (ex-ConvertKit) : la newsletter sans prise de tête

Ma newsletter, c’est le cœur de mon business. C’est mon canal de communication préféré avec ma communauté. Alors j’ai besoin d’un outil fiable et facile à utiliser.

Pourquoi j’ai choisi Kit plutôt que Mailchimp ou d’autres ?

L’interface est ultra intuitive. Je suis designer, pas développeuse, j’ai pas envie de passer 3h à comprendre comment créer une séquence d’emails. Avec Kit, c’est fluide.

Ce que j’adore particulièrement :

• Les automatisations de séquences : quand quelqu’un s’inscrit, il reçoit automatiquement une série d’emails de bienvenue
• Les tags et segments : je peux cibler précisément qui reçoit quoi
• Les landing pages intégrées : pas besoin d’un outil externe
• Les analytics clairs : je vois d’un coup d’œil ce qui performe
• La page « Profil createur » qui te permet de rendre publiques tes newsletters au format blog.

Et surtout, Kit est fait PAR des créateurs POUR des créateurs. Ils comprennent nos besoins. L’outil évolue dans le bon sens.

Petit bonus : Ils ont une version gratuite jusqu’à 1000 abonnés. Parfait pour tester !

Les outils de gestion financière qui sauvent des vies

Tiime : ma compta sans migraine

Si je te dis « comptabilité », tu as probablement envie de fuir en courant. Je te comprends. Moi aussi avant.

Tiime, ça a été ma révélation.

C’est un outil de gestion comptable pensé pour les indépendants. Tu connectes ton compte bancaire pro, et Tiime synchronise automatiquement toutes tes transactions.

Concrètement, ça change quoi ?

• Fini la saisie manuelle de chaque dépense (un cauchemar)
• Ton tableau de bord te montre en temps réel ton chiffre d’affaires, tes charges, ton résultat
• Tu génères tes factures et devis facilement

L’interface est claire, colorée, pas austère comme les outils comptables classiques. On sent que c’est pensé pour des humains normaux, pas pour des experts-comptables.

Mon conseil ? Couple Tiime avec ton cabinet comptable (comme Numbr pour moi). Tiime pour le quotidien, ton comptable pour le conseil stratégique et les déclarations annuelles.

Numbr : mon cabinet comptable au top

Parlons de Numbr, mon cabinet comptable. Parce que oui, même avec tous les outils du monde, tu as besoin d’un vrai comptable.

Ce qui fait la différence avec Numbr ?

Ce sont des spécialistes des indépendants. Ils CONNAISSENT nos problématiques spécifiques. Pas besoin d’expliquer 10 fois ce qu’est un revenu de formation en ligne ou une affiliation.

Ce que j’adore chez eux :

• Leurs emails informatifs et proactifs : ils t’alertent sur les deadlines, les changements de législation, les optimisations possibles
• L’accompagnement à distance : zéro contrainte de déplacement, tout se fait en visio
• Leurs antennes partout en France : même si c’est à distance, ils ont une présence nationale qui rassure et ils organisent des événements pour leurs clients avec des partenaires

Honnêtement, leurs emails, je les lis. C’est rare pour un comptable, non ? Ils sont pédagogues, clairs, et ils te donnent des vrais conseils actionnables.

Si tu cherches un cabinet comptable qui comprend les solopreneurs, je te recommande de les contacter. Ça change tout d’avoir un comptable qui parle ton langage.

Les outils pour vendre (sans se sentir commerciale)

Thrivecart : le panier qui convertit

Vendre en ligne, c’est génial. Configurer un tunnel de vente, c’est l’enfer. Enfin… c’était l’enfer avant Thrivecart.

Pourquoi j’ai quitté les solutions compliquées ?

J’en ai testé des outils de vente. Trop complexes, trop chers, trop rigides. Thrivecart, c’est le bon équilibre : puissant sans être usine à gaz. Et surtout, il gère la TVA et les taxes à l’international. Je me suis arrachée les cheveux avant ça, et avec les autres outils je devais TOUJOURS refaire les factures dans Tiime.

Ce que je peux faire avec :

• Créer des pages de paiement qui convertissent (avec des templates optimisés)
• Proposer des upsells et bumps au moment du paiement
• Gérer les paiements en plusieurs fois, et les abonnements
• Créer des programmes d’affiliation
• Connecter avec tous mes autres outils via Zapier

Le gros avantage ? C’est un paiement unique, pas un abonnement mensuel. Tu paies une fois, tu l’as à vie. Pour une solopreneure, ça change la donne niveau budget.

Et les stats sont ultra claires. Tu vois exactement ton taux de conversion, ton panier moyen, tes meilleurs produits. Des données concrètes pour prendre des décisions éclairées.

Les outils créatifs qui accélèrent ton design

Canva Pro : le couteau suisse du design

Si tu me suis depuis un moment, tu sais que je suis designer professionnelle. Alors oui, j’utilise aussi des outils pros comme Figma ou Adobe. Mais Canva, c’est mon quotidien.

Pourquoi ?

Parce que pour 80% de mes besoins de communication, Canva suffit largement. Et surtout, c’est RAPIDE. Je peux créer un visuel en 5 minutes au lieu de 30. Et surtout BIS, c’est l’outil de mes clients. Et pour bien bosser pour mes clients, j’ai besoin de connaitre leurs outils sur le bout des doigts.

Ce que je fais avec Canva :

• Mes posts LinkedIn et Instagram
• Mes carrousels LinkedIn
• Mes miniatures de podcast
• Mes supports de formation
• Mes visuels de newsletter

Les fonctionnalités qu’on ne connaît pas toujours :

Le Brand Kit : tu configures une fois tes couleurs, tes typos, tes logos, et tout est accessible en un clic sur tous tes designs. La cohérence visuelle sans effort.

Les templates partagés : tu peux créer des templates pour tes clients ou ta communauté. Moi je le fais pour mes clients après leur identité visuelle, comme ça ils restent dans les clous.

Mon conseil ? Investis dans Canva Pro, pas la version gratuite. Les fonctionnalités de la version pro valent vraiment le coup (environ 11€/mois). C’est mon meilleur ROI.

Le bonus bien-être qui change tout

Jow : parce qu’on doit aussi manger

Là, tu te dis « Manon, Jow ça a rien à voir avec le business ! ». Et c’est JUSTEMENT pour ça que je t’en parle.

Parce que tu sais quoi ? On n’est pas juste des entrepreneures. On est aussi des humains qui ont besoin de manger. Et qui ont parfois une charge mentale de zinzin.

Jow, c’est une app qui te propose des recettes en fonction de ce que tu aimes, génère automatiquement ta liste de courses, et te permet de commander en livraison ou à récupérer en partenariat avec les supermarchés classiques.

Pourquoi c’est dans ma stack d’outils de solopreneure ?

Parce que la charge mentale, ça use. « Qu’est-ce qu’on mange ce soir ? » répété 7 fois par semaine, pendant des années, ça pèse. Et quand tu es à ton compte, chaque minute de charge mentale économisée, c’est du mental disponible pour ton business.

Avec Jow, je passe 5 minutes le vendredi soir à choisir mes repas de la semaine, et c’est réglé. Plus de « mince on a rien à manger », plus de stress de dernière minute.

Et franchement ? C’est ce genre de petit outil qui fait que mon quotidien d’entrepreneure ET de maman de 2 enfants reste tenable. On parle jamais assez de l’équilibre vie pro/vie perso. Ben voilà, Jow c’est mon outil pour ça.

Comment choisir tes propres outils ?

Maintenant que je t’ai partagé ma stack, j’ai une vraie question pour toi : est-ce que ces outils sont faits pour toi ?

Parce que tu vois, ce qui fonctionne pour moi ne fonctionnera pas forcément pour toi. On a pas les mêmes besoins, les mêmes façons de bosser, les mêmes priorités.

Alors voilà mes conseils pour choisir TA boîte à outils :

1. Identifie tes vraies galères (pas celles des autres)

Sur LinkedIn ou Instagram, tout le monde te dit « il FAUT utiliser cet outil ». Mais ton vraie question c’est : quel problème TU veux résoudre ?

Fais la liste de ce qui te bouffe du temps ou de l’énergie dans ton quotidien. Les tâches répétitives, les trucs qui te saoulent, les process qui coincent. C’est LÀ que tu as besoin d’outils.

2. Teste avant d’investir

Presque tous les outils proposent des versions gratuites ou des essais. Profites-en ! Teste pendant 2-3 semaines, vois si ça s’intègre naturellement dans ton workflow.

Si tu dois te forcer à l’utiliser, c’est pas le bon outil pour toi.

3. Privilégie la simplicité à la performance

Le meilleur outil, c’est celui que tu vas vraiment utiliser. Pas celui qui a le plus de fonctionnalités.

J’ai abandonné plein d’outils ultra performants parce qu’ils étaient trop complexes. Je préfère un outil simple que j’utilise à 100% qu’un outil puissant que j’utilise à 10%.

4. Vérifie les intégrations entre outils

Tes outils doivent pouvoir communiquer entre eux. C’est là que la magie opère. Regarde si tes outils préférés peuvent se connecter (directement ou via Zapier).

Un écosystème cohérent, ça multiplie l’efficacité de chaque outil.

5. Calcule ton ROI en temps (pas qu’en argent)

Oui, certains outils coûtent cher. Mais pose-toi la question : combien de temps ça va me faire gagner ? Et ce temps gagné, qu’est-ce que je peux en faire ?

Si un outil à 50€/mois te fait gagner 5h par mois, et que ton taux horaire est de 100€, c’est un investissement rentable.

FAQs

Est-ce que ces outils sont chers ?

Ça dépend de ton budget et de ton stade de développement. Mais regarde ça comme un investissement, pas comme une dépense.

Par exemple :

• Scheduled : 8€/mois → te fait gagner 2-3h/semaine
• Canva Pro : 11€/mois → remplace un designer pour tes contenus quotidiens
• Kit : gratuit jusqu’à 1000 abonnés, puis à partir de 25€/mois

Alternatives gratuites si ton budget est serré :

• Zapier gratuit (jusqu’à 100 tâches/mois)
• Notion gratuit (avec quelques limitations)
• Version gratuite de Kit jusqu’à 1000 abonnés

Mon conseil ? Commence avec les versions gratuites, et passe en payant quand ça devient une vraie limite.

Combien de temps faut-il pour les prendre en main ?

Soyons honnêtes : il y a une courbe d’apprentissage. Surtout pour des outils comme Notion ou Zapier.

Mon retour d’expérience :

• Scheduled : 15 minutes pour configurer, immédiat après
• Canva : 1-2h pour prendre tes marques, intuitif ensuite
• Kit : 2-3h pour comprendre les bases, 1 semaine pour être à l’aise
• Notion : 1 semaine pour les bases, mais tu continues à découvrir pendant des mois
• Zapier : 3-4h pour créer tes premiers zaps, ça devient plus fluide avec la pratique

Ne te décourage pas les premiers jours. L’investissement temps du début est largement rentabilisé après.

Peut-on commencer avec moins d’outils ?

Oui ! Et même, je te le recommande.

Si je devais choisir les 3 essentiels pour débuter :

1. Notion : pour t’organiser et centraliser
2. Canva Pro : pour ta communication visuelle
3. Scheduled : pour arrêter de perdre du temps sur les rdv

Les autres, tu les ajoutes au fur et à mesure que ton business se développe et que tes besoins évoluent.

Ces outils fonctionnent-ils ensemble ?

C’est la beauté de mon écosystème : ils sont presque tous connectés !

Exemples d’intégrations que j’utilise :

• Kit ↔ Zapier ↔ Notion : pour suivre mes abonnés et leurs interactions
• Thrivecart ↔ Kit : pour ajouter automatiquement les acheteurs dans des segments
• Dust ↔ Notion : pour nourrir mes agents IA de mes données

Le nerf de la guerre, c’est Zapier. C’est lui qui fait le lien entre tous les outils.

Que faire si mon budget est serré ?

Priorise les outils qui résolvent tes plus gros problèmes.

Ma méthode :

1. Liste les tâches qui te prennent le plus de temps
2. Identifie UN outil qui pourrait t’aider
3. Teste la version gratuite ou l’essai
4. Si ça marche, investis
5. Attends de rentabiliser avant d’ajouter un nouvel outil

Ne tombe pas dans le piège du « il me faut tous les outils ». C’est faux. Mieux vaut 3 outils que tu maîtrises que 15 outils que tu sous-utilises.

Comment savoir si un outil est fait pour moi ?

Pose-toi ces questions avant d’investir :

✅ Est-ce que cet outil résout un problème que J’AI (pas que les autres ont) ?

✅ Est-ce que je vais l’utiliser au moins 3 fois par semaine ?

✅ Est-ce qu’il s’intègre avec mes outils existants ?

✅ Est-ce que l’interface me semble intuitive ?

✅ Est-ce que le prix est cohérent avec le temps/argent que ça va me faire gagner ?

Si tu réponds « oui » à au moins 4 questions, fonce. Sinon, continue de chercher.

En résumé : ta boîte à outils doit te ressembler

Voilà, tu connais maintenant tous mes petits secrets. Les outils qui font que je peux bosser moins tout en développant mon activité. Ceux qui me permettent d’être une solopreneure épanouie, pas une solopreneure épuisée.

Mais retiens bien ça : ta boîte à outils doit te ressembler.

Ce qui fonctionne pour moi n’est pas forcément ce qui te conviendra. On a pas les mêmes besoins, les mêmes contraintes, les mêmes façons de travailler. Et c’est OK.

L’important, c’est de construire TON écosystème d’outils. Celui qui te fait gagner du temps sur TES galères. Celui qui s’adapte à TON workflow, pas l’inverse.

Mon dernier conseil ? Ne te noie pas dans les outils. Mieux vaut 5 outils que tu maîtrises à fond que 20 outils que tu sous-utilises. La simplicité, c’est la clé.

Et toi, quels sont les outils qui te facilitent vraiment la vie ? Viens me le dire en commentaire, j’adore découvrir de nouvelles pépites ! Peut-être que ton outil préféré sera dans ma prochaine stack 😉