Celle qui fait de la place pour créer - automatiser & déléguer

Ton cerveau, c’est ton outil de travail. Mais comment continuer à créer si tu le charges de tout et n’importe quoi ?
Dans cet épisode solo, Manon Verbeke t’explique comment retrouver du temps et de l’espace mental pour redevenir créative… sans culpabiliser.

On décortique ensemble :

Comment simplifier ton offre et ton quotidien sans perdre en valeur
Pourquoi les process ne tuent pas la créativité (au contraire !)
Quelles tâches automatiser pour alléger ta charge mentale
Ce que tu peux déléguer sans perdre la main
Comment utiliser l’IA comme un allié plutôt que comme une usine à bruit

En écoutant, tu verras qu’automatiser, simplifier ou déléguer n’est pas une faiblesse : c’est une vraie stratégie pour préserver ton énergie créative.

Liens utiles

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Bonus

Mes raccourcis de remplacement de texte à copier ou t’inspirer 🙂

Transcription

Manon Verbeke
Salut et bienvenue dans Celle qui crée, le podcast qui donne de la voix aux entrepreneurs créatifs qui veulent rêver grand sans s’épuiser. Aujourd’hui c’est juste moi, Manon Verbeke, et j’ai envie de te parler, pas d’aller plus vite, mais comment faire de la place. Comment retrouver du temps ? Parce que quand ton cerveau c’est ton outil de travail, comme toi, comme moi, que tu crées, que tu conçois, que t’imagines des concepts créatifs pour tes clients, tu peux pas te permettre de le saturer à longueur de journée avec des tâches que t’aimes pas, qui n’ont pas besoin de toi et qui sont clairement de la charge mentale.

Tu mérites du temps pour ralentir, pour laisser infuser les choses, pour respirer, parce que c’est souvent là que tes meilleures idées arrivent. Et si tu te donnes pas ce temps, finalement, tes idées vont arriver dans la douche.

Dans cet épisode, je vais te partager comment simplifier ce que tu proposes aujourd’hui, comment créer des mini-systèmes qui vont te soutenir, comment automatiser ce qui te bouffe du jus et de la charge mentale pour rien et parfois juste peut-être déléguer ce qui n’a pas besoin d’être fait par toi.

Et reste bien jusqu’à la fin de l’épisode parce que j’ai une surprise pour toi. Mais pour l’instant, on commence par faire de la place dans ton agenda. Je te propose un petit plan en 4 points pour que tu puisses bien me suivre. On va parler de simplifier, de processer, d’automatiser et de déléguer.

Manon Verbeke
La première chose à faire d’abord, c’est de regarder ton business et de te poser la question de la simplification. T’as pas besoin d’en faire plus. T’as besoin de faire de la place.

Je sais qu’on a tendance à complexifier. On ajoute des bonus, on ajoute des options, on ajoute des services que les clients ne nous avaient même pas demandé. On crée plus de contenu, plus de visuels, plus de pages web. Mais est-ce que tout ce qu’on fait est vraiment nécessaire ou est-ce qu’on le fait des fois un peu pour occuper notre temps ? Est-ce qu’on le fait parce qu’on a l’impression qu’on doit le faire ou est-ce qu’on le fait parce que c’est vraiment utile ?

Simplifier, c’est pas être fainéante. C’est faire de la place pour ce qui compte vraiment. C’est donner plus d’espace à ce qui va vraiment venir porter notre business.

J’ai une question pour toi : qu’est-ce que tu pourrais arrêter de faire demain, la semaine prochaine, et qui n’aurait aucune conséquence pour ton business ? Ça ne changerait rien à ton acquisition ou à la satisfaction de tes clients.

Ouais, je sais, c’est pas confortable comme question, parce que je pense qu’il n’y a rien de pire que de se rendre compte qu’il y a des choses qu’on fait, parce qu’on pense qu’il faut que, quand on nous a dit que, c’était comme ça qu’il fallait faire, alors qu’en fait, on n’a vraiment pas besoin de faire ça pour nous. Ton business, c’est le tien. Identifie ce qui est important pour ton business à toi, ton entreprise, ton fonctionnement, et fais le tri.

Manon Verbeke
Une fois que tu es au clair et que tu as retiré tout ce qui était non essentiel, c’est le moment de te poser la question du process.

Ouais, je sais, c’est pas un mot que vous aimez en général quand on est créatif. Le process, on se dit que ça va venir tuer notre créativité. Mais crois-moi, les process ne tuent pas ta créativité, ils viennent la soutenir.

Tu peux avoir par exemple un process d’onboarding, d’accueil de tes clients qui est nickel chrome, qui va te retirer un max de charge mentale, et quand même du coup te réserver du temps pour personnaliser ton message d’accueil ou choisir un cadeau personnalisé ou créer une illustration pour venir accueillir ton client comme un petit coq en pâte.

L’un n’empêche pas l’autre. C’est vraiment l’inverse. Quand ta base est solide, quand tout est clair dans ton process et que tu sais ce qu’on attend de toi et ce que tu vas faire à la minute suivante, tu peux te permettre d’improviser autour.

Le piège, attention, ça serait de créer des process qui sont trop gros, trop compliqués et que toi-même tu ne serais pas capable de suivre parce que finalement ils ne correspondent pas à ta réalité.

Un process c’est quoi ? C’est tout simplement une liste d’actions que tu fais dans un certain ordre pour atteindre un objectif.

Par exemple, j’ai un process pour mon podcast. J’en ai d’ailleurs pas qu’un seul. Mais j’ai une liste d’actions que je sais devoir réaliser dans un certain ordre pour pouvoir passer du script, de l’écriture de mon podcast, à sa publication sur les réseaux, sa mise en ligne.

Le début de mon process commence comme ça : envoyer un message sur LinkedIn ou Instagram comme premier contact à un invité potentiel. Si l’invité est intéressé, envoyer un email avec plus d’informations sur le podcast et une page de description avec une petite couverture de podcast teaser.

Troisième action, c’est lui envoyer un espace Notion, une fois qu’elle a dit oui, évidemment, lui envoyer un espace Notion à son adresse email dans lequel elle va retrouver l’ensemble des informations. Dès lors que j’ai reçu les réponses sur sa petite bio et tout ça, je commence à scripter les questions que je vais vouloir lui poser.

Et ça continue comme ça jusqu’à l’étape de cliquer sur “publier” sur Ausha.

Et pour que ce process fonctionne pour moi et qu’il vienne servir mon business et me retirer de la charge mentale, en fait, il est important qu’il ne soit pas rangé au fin fond d’un bloc-notes quelque part dans mon ordinateur.

Ce process, je le rends visible à chaque étape, à chaque endroit, à chaque moment où j’en ai besoin. Par exemple, je suis sur ma feuille Notion, sur mon espace Notion, où j’ai la liste de tous les invités que j’aimerais inviter. Et bien, à cet endroit-là, j’ai ma micro to-do, sur tel invité, avec des choses à cocher, qui me rappelle mon process étape par étape.

L’objectif, c’est de faire en sorte que ton cerveau n’ait pas besoin de se poser la question « Ok, je fais quoi maintenant ? C’est quoi la suite logique ? ».

Et donc cette notion d’avoir des petites to-do, qui sont des process qui vont te permettre de soulager ta charge mentale et de te retirer des micro-réflexions, ça tu peux l’appliquer partout dans ton business.

Manon Verbeke
L’autre endroit que j’adore, où j’ai fait afficher mon process et qui vient me soulager mais alors tellement, c’est que quand j’ai un client qui fait un achat, je reçois une petite notif sur Discord avec ma to-do

Vraiment, littéralement, ma to-do m’est envoyée sur Discord par mon petit robot. Et donc ça me dit : “Machin vient d’acheter ton service. Maintenant tu peux ajouter une heure dans ton agenda la semaine prochaine pour pouvoir lire le brief qu’elle aura rempli. Tu peux lui envoyer le mail que j’ai préparé dans tes brouillons. Oui parce que c’est connecté à mon petit robot, ça je vous en parle juste après. Et ça me dit, tu peux lui partager son espace Notion et ça me rappelle son adresse email.”

Bref, j’ai vraiment ma petite to-do qui est devant les yeux, ce qui fait que je suis soulagée. Je n’ai pas besoin de réfléchir à “ok, qu’est-ce que je dois faire, est-ce que j’ai pensé à tout ?”.

Je sais que si j’ai fait cette petite to-do, c’est bon, c’est fini, je peux passer à la suite. Et hop, mon cerveau est libéré. Et il est dispo pour penser à d’autres choses.

Manon Verbeke
Ce qui est chouette quand on commence à écrire ses process, c’est qu’on finit par se rendre compte, de manière hyper visible, de toutes ces petites tâches qu’on refait à chaque fois, alors qu’on pourrait faire ça de manière plus intelligente.

Ce qui te manque, c’est pas un énième outil, c’est de t’arrêter et de te poser la question : comment est-ce que je pourrais me faciliter la vie ici ?

Et il y a plusieurs réponses à ça : templatiser, automatiser ou déléguer par exemple.

La première petite étape, c’est déjà de te faciliter la vie en créant tes templates. Passe pas des heures à créer des templates parfaits. Par contre, prends du temps pour centraliser et mettre à disposition, à l’endroit où t’en as besoin, les futurs templates, les éléments que tu réécris souvent.

Crée-toi peut-être des outils avec des shortcodes, grâce à des logiciels comme Textblaze ou encore Remplacement de texte sur le Mac. Enregistre toutes ces petites informations que tu passes ton temps à écrire plusieurs fois par jour : ton KBIS, ton email, l’URL de ton site internet, ou alors ces informations que tu passes ton temps à aller rechercher dans tes documents, comme ton SIRET ou ton numéro de TVA.

Je vais te mettre l’ensemble de mes raccourcis clavier sur le transcript dans mon blog, mais n’oublie pas que l’important, c’est de créer des raccourcis clavier qui sont évidents pour toi et qui fonctionnent pour toi.

Manon Verbeke
Automatiser, ce n’est pas robotiser, ce n’est pas refroidir forcément la relation ou le process que tu vas faire vivre à tes clients. C’est avant tout libérer de ton attention, c’est-à-dire ne pas mobiliser, ne pas avoir à penser à des choses au moment où tu n’as pas besoin d’y penser ou là où toi, t’as pas de valeur ajoutée.

Automatiser, ça n’est pas robotiser. Certaines actions peuvent être confiées à un petit robot invisible pendant que toi, t’es en train de créer et travailler à des choses hyper pertinentes pour tes clients.

Un exemple. J’ai une de mes clientes qui gérait l’ensemble de son onboarding à la main. Tu me dis si ça te parle : elle créait des propositions commerciales, des slides de 10 pages, avec tout un tas de pages sur mesure et de contenus sur mesure. Elle demandait à son client les informations de facturation par email qu’elle copiait ensuite dans son logiciel de devis. Ensuite, elle générait des factures, elle venait les ranger dans Notion, elle reclassait la fiche projet dans son espace Notion, elle allait créer un document, un espace Notion d’onboarding personnalisé, un brief dans Google Docs, elle envoyait les emails à la main.

Bref, tu vois le genre. Rien d’incroyable, juste quelque chose qu’on fait tous.

En posant à plat la liste des actions qu’elle faisait pour onboarder un client et en les répliquant dans Zapier, qui est un logiciel no-code d’automatisation hyper simple à prendre en main, elle a gagné un max de temps par accueil client. Et surtout, elle a gagné cette clarté de ne pas devoir penser à onboarder et à faire l’ensemble de toutes ces petites tâches à chaque fois qu’elle a un nouveau client qui arrive dans son process.

C’est un gain de temps, mais c’est surtout un gain de charge mentale incroyable.

Manon Verbeke
Laisse-moi te parler deux secondes de mon process automatisé d’onboarding quand j’ai quelqu’un qui vient acheter une prestation d’identité visuelle chez moi

Le client, il va faire un achat sur un panier en ligne. Quand il va cliquer, il va payer et il va recevoir directement sa facture par email. Ensuite, ça va venir lancer l’automatisation dans Zapier.

Il va récupérer toutes les données que la personne a remplies au moment du paiement : nom, prénom, email, coordonnées de l’entreprise, nom de l’entreprise, et ainsi de suite, et venir créer à ma place l’ensemble des documents et des emails dont j’ai besoin pour pouvoir bien aborder mon client.

Ça va être des dossiers Google Drive dans lesquels il va pouvoir partager ses documents. Ça va être un espace Notion dans lequel il va pouvoir venir renseigner les informations de brief. Ça va être des emails qui vont s’envoyer automatiquement, mais aussi des emails qui vont être prêts dans mes brouillons, pré-remplis et à personnaliser.

Tout un tas de choses qui ensuite, moi, m’allègent. Et ça se finit, je vous l’ai déjà dit tout à l’heure, par cette petite to-do qui m’est envoyée dans Discord et que j’adore, qui me récapitule les tâches que je dois faire.

Pour m’éviter la charge mentale de devoir me dire « Ah, je dois onboarder quelqu’un, qu’est-ce que je dois faire déjà ? » et de rechercher mon process. Là, tout arrive au même endroit. Au moment où je reçois la notif, j’ai plus qu’à ouvrir mes emails, personnaliser l’email et envoyer.

Manon Verbeke
Et si tu me dis : « Mais Manon, j’ai pas le temps de créer des systèmes comme ça. » J’ai envie de te répondre : oui, ça prend du temps.

Et c’est pour ça que c’est hyper important de passer par l’étape de simplification, puis d’identification de l’ensemble de tes process pour être sûre de ne pas automatiser une usine à gaz qui va être inutile.

Moi, je te recommande de commencer par automatiser des petites choses, des petites actions qui sont celles qui vont te retirer le plus de charge mentale.

Effectivement, si tu passes des tas de jours à apprendre comment automatiser pour ensuite automatiser quelque chose qui t’aurait pris 2 minutes et 0 % de charge mentale, ça vaut pas le coup.

Alors fais bien les choses dans l’ordre : on commence par simplifier, écrire ses process et seulement ensuite on décide de ce qu’on va automatiser ou déléguer.

Manon Verbeke
Oui, déléguer une partie de son business, ça veut pas dire l’abandonner. Évidemment, pour pouvoir déléguer, il faut savoir quoi déléguer.

Où est-ce que toi, tu vas être plus importante et où est-ce que ton temps va être le mieux investi ? Quelles sont les tâches qui, si elles étaient faites par quelqu’un d’autre que toi, ça ne changerait rien à la vie de tes clients et tout à la tienne ?

Je ne te parle évidemment pas de recruter une équipe de cinq personnes, mais peut-être d’identifier certaines missions que tu vas pouvoir ponctuellement déléguer parce que le bénéfice sera réel pour toi.

Je te parle de, par exemple, déléguer tes relances clients. Parce que pour toi, c’est de la charge mentale d’y penser un petit peu tout le temps et de la charge émotionnelle parce que c’est quelque chose de pas très agréable. Alors tu peux le déléguer à une assistante qui va pouvoir s’en occuper à ta place.

Tu peux aussi déléguer des choses qui sont très techniques et qui vont te demander un temps d’apprentissage beaucoup trop long par rapport aux bénéfices que tu vas en tirer et par rapport à la quantité de fois que tu vas l’apprendre.

Ok, anecdote chelou. Quand j’ai retapé ma maison, j’ai voulu absolument apprendre à faire des enduits. Pourquoi j’ai voulu absolument apprendre à faire des enduits et pas apprendre à faire l’électricité ?

C’est parce que je me suis dit : potentiellement, savoir faire des enduits, c’est une compétence que je pourrais réutiliser plusieurs fois dans ma vie. Par contre, refaire l’électricité d’une autre maison, je ne suis pas sûre que ça m’arrive tout de suite.

Donc, j’ai choisi de mettre mon temps sur les enduits et d’y passer du temps à apprendre, alors que je demandais à quelqu’un de faire l’électricité.

De la même manière, identifie si c’est pertinent pour toi de passer tout ce temps et toute cette énergie, et même te former à apprendre un nouvel outil ou une compétence.

Pense par exemple à te faire accompagner par quelqu’un qui va t’aider à mettre en place toutes les premières briques de ton système d’email marketing et de lead magnet. Parce que ce sont des choses qui sont dans des logiciels tellement spécifiques que, oui, t’as besoin de comprendre comment ça fonctionne, mais t’as pas besoin de connaître chacun des petits boutons.

Ou ça peut être, de la même manière, quelqu’un qui vient t’aider à intégrer ta formation en ligne ou à intégrer ton site internet. T’as besoin de savoir ensuite après le mettre à jour, mais est-ce que t’as besoin de savoir exactement comment coder chaque élément en CSS ? Je suis pas sûre.

D’ailleurs, si t’as pas compris ce que je viens de dire, clairement, je suis pas sûre.

Donc, à un moment donné, pourquoi est-ce que tu vas passer du temps, de l’énergie, et donc finalement du temps que tu pourras pas passer sur ton business ou sur tes clients, du temps où tu pourras pas reposer ton cerveau pour être plus créative, pourquoi tu vas le passer à aller apprendre des compétences qui te seront pas utiles demain ?

Allez, petite question pour toi : qu’est-ce que tu pourrais donner à faire à quelqu’un qui le ferait mieux que toi, plus vite, et ça ne changerait rien pour tes clients ? Je suis sûre qu’il y a des choses que tu fais dans ton business que tu peux déléguer.

Manon Verbeke
Allez, on va terminer avec un petit mot sur l’IA. Parce que si tu peux déléguer à un humain, tu peux aussi parfois déléguer à une IA.

Et l’IA, je te propose de t’en servir pour aller plus vite, pour faire mieux ou pour faire cette extra mile qui va venir vraiment ravir tes clients et améliorer l’expérience globale.

Si ton cerveau, c’est ton outil de travail, il y a de fortes chances que tu aies commencé à utiliser l’IA. Pour moi, le plus gros risque avec l’IA, ce serait d’aller chercher à faire plus. Plus de choses qui vont certainement rajouter du bruit, et pas forcément de valeur dans ce que tu es en train de faire.

Je te propose de réfléchir à l’IA comme un assistant, quelqu’un à qui tu peux déléguer des choses que tu sais contrôler.

Et ça, c’est vraiment la grosse différence pour moi entre déléguer à un assistant qui est un humain et qui est expert de son domaine, versus déléguer à une IA.

Je te recommande — après tu fais ce que tu veux, c’est ton business — de déléguer à l’IA uniquement des choses dont tu sais vérifier la pertinence et l’expertise.

Par exemple, clairement, quand j’ai un problème, une question administrative ou légale, je la délègue à mon assistante, je lui demande de trouver les bons chemins, les bonnes personnes, les bons interlocuteurs. Elle, elle s’aide de l’IA, c’est certain, et elle le fait parce qu’elle est capable de savoir si l’IA apporte une réponse qui est pertinente ou non.

Là où moi, je serais complètement dans le flou.

Donc en tant que créatif, quand est-ce qu’on peut se servir de l’IA et où est-ce que ça devient pertinent ?

Eh bien je pense que ça devient pertinent quand ça te fait accélérer un peu de la rédaction, quand ça t’aide à synthétiser, quand ça t’aide à challenger des concepts.

Mais attention au biais de confirmation. Attention à tout ce qui peut venir nous tacler et nous retirer de nos capacités à être créatifs. Mais là-dessus, je te fais confiance.

Ce que je veux que tu retiennes, c’est que pour moi, l’IA, c’est pas aller plus vite. C’est être plus efficace sur des tâches où ton cerveau créatif n’a pas de valeur ajoutée.

C’est être plus efficace sur ces micro-tâches qui viennent griller ton cerveau pour lui redonner des espaces de respiration où il pourra exprimer toute sa créativité.

Manon Verbeke
Prête à conclure ?

Retiens une seule chose de cet épisode : ton temps est précieux.

Tu es indépendante ou solopreneur et tu n’as pas besoin de faire tout toute seule pour prouver ta valeur.

Automatiser, simplifier, déléguer, utiliser l’IA, c’est pas une faiblesse. C’est une stratégie de créatif badass qui veut faire plus que gérer les urgences des autres et des to-do à rallonge.

Qui veut se laisser des espaces pour retrouver sa créativité, des espaces pour créer sans contraintes, pour pouvoir être vraiment la meilleure version créative de toi-même au service de tes clients.

Et si tu veux aller un peu plus loin sur le sujet, j’ai deux choses pour toi.

La première, c’est de te dire qu’en ce moment se passe La Galerie des Raccourcis : une semaine de micro-conférences au service de ton business, le tout gratuit. Tu pourras retrouver les liens dans les show notes de l’épisode, évidemment.

Le deuxième cadeau que j’avais à te faire, c’est de te donner rendez-vous très bientôt, je pense la semaine prochaine, dans le podcast de Marion Girard Ruiz, Toutes des audacieuses créatives, où on parlera de l’expérience client pour signer plus de clients plus facilement et notamment des process.

Tu pourras retrouver les notes de l’épisode sur manonverbeke.com.

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Maintenant tout de suite, ça prendra uniquement 30 secondes. Ça peut paraître pas grand-chose, mais crois-moi, ça change vraiment la visibilité du podcast. Et moi, ça me donne toujours plus de force pour continuer.

Encore une fois, merci beaucoup de faire partie de ceux qui écoutent les épisodes jusqu’au bout, et on se retrouve dès la semaine prochaine dans un nouvel épisode de Celle qui crée.