On va pas se mentir : la compta, c’est rarement ton moment préféré de la semaine. Pourtant, une bonne organisation peut transformer ta relation avec ton comptable en un vrai duo gagnant. Et crois-moi, quand tout roule côté administratif, ça libère de l’espace mental pour la créativité !
À l’heure où je t’écris, je pilote des boites depuis 10 ans, et j’ai fait un tas de boulettes, mais j’ai aussi mis en place un tas de bonnes pratiques et d’astuces. Aujourd’hui, je partage avec toi mes meilleures pratiques pour collaborer efficacement avec ton comptable, sans t’arracher les cheveux. On parle d’apps simples, d’automatisation et de petites habitudes qui changent tout.
Mes astuces pour une collaboration comptable fluide
1. Sois claire sur tes besoins
Ton comptable n’est pas juste un prestataire qui enregistre des chiffres : c’est ton partenaire. Plus il comprend ton activité et tes objectifs, plus il peut t’accompagner de manière pertinente. Explique-lui ton mode de fonctionnement, ce que tu veux suivre en priorité (ta marge, tes charges récurrentes, tes projections).
Les cabinets comme Numbr sont spécialisés dans l’accompagnement des indépendant·es. Ils savent s’adapter et traduire la compta en infos utiles pour ton quotidien. Profite de cette expertise !
2. Utilise une app de scan mobile
Combien de tickets de caisse ont fini froissés au fond d’un sac ou complètement effacés après un passage en machine ? 😅 Avec une app de scan mobile, tu peux transformer en un clic tes justificatifs en PDF lisibles et horodatés. L’avantage, c’est que ces fichiers sont souvent directement envoyés dans ton logiciel comptable ou ton drive.
L’app de Tiime est parfaite pour ça : tu scannes, ça reconnaît les infos essentielles (date, montant, TVA) et ça classe pour toi. Fini les justificatifs perdus !
Quand je vais au café, la première chose que je fais juste après avoir payé, (directement sur le comptoir), c’est ouvrir mon app Tiime pour scanner le ticket. Parce que je me connais, et que si je ne le fais pas maintenant, je ne le ferai jamais 😀
3. Automatise tes envois
À chaque facture reçue par mail, tu l’ouvres, tu télécharges, tu renvoies à ton comptable ? Stop. C’est une perte de temps inutile.
Avec Zapier, tu peux automatiser le transfert de toutes tes factures vers ton drive ou directement dans Tiime. Résultat : tu n’as plus à y penser, et ton comptable reçoit toujours les bons docs au bon moment.
En utilisant cette astuce j’ai réduit par 10 le nombre de documents réclamés au moment de la clôture comptable !
4. Crée un dossier unique (et bien rangé !)
Et si quand tu cherchais une facture, tu n’avait pas besoin de fouiller dans dix dossiers différents pour la retrouver ? Simplifie-toi la vie avec un seul espace de stockage, type Google Drive ou Dropbox, que tu pourras partager au besoin avec ton assistante ou ton comptable. Organise ton dossier par années / mois (ou par années / catégories, meme si je doutes que ce soit le plus pertinent)
5. Partage en temps réel avec ton comptable
Un des plus gros game changers, c’est de travailler dans un logiciel que ton comptable peut consulter en direct. Avec Tiime, plus besoin de lui envoyer tes relevés bancaires ou tes factures manuellement : il a accès à tes flux en temps réel.
Ça veut dire moins de mails “Tu peux me renvoyer le relevé de mars ?” et plus de temps pour qu’il se concentre sur le conseil, et que tu te concentre sur ta gestion financière.
6. Fixe un rituel mensuel
La compta, ça ne s’improvise pas une fois par an au moment du bilan. Pour éviter les rushs et les oublis, mets en place un rituel mensuel.
Bloque 30 minutes dans ton agenda, par exemple le dernier vendredi du mois, pour :
- scanner tes derniers justificatifs (si tu n’as pas encore tout automatisé)
- vérifier que tout est bien classé,
- ajouter tes notes de frais,
- jeter un œil à ton tableau de bord Tiime, et vérifier si ton comptable a des demandes.
En choisissant d’utilisant Tiime, tu transformes une montagne de paperasse en une petite colline facilement franchissable, car ton comptable fait la pré-compta au fur et à mesure de l’année et te demande les pièces manquantes, quand ton cerveau se rappelle encore de où tu as rangé le ticket de caisse du café qur tu as pris le mois dernier 😉 (au fond de ton sac à main ! ) Ton futur toi te dira merci.
7. Anticipe au lieu de subir
Un bon comptable, c’est comme un bon copilote : il te prévient avant les virages serrés. Mais pour ça, il a besoin d’avoir une vision claire et à jour de tes finances.
Si tu lui transmets tes docs en retard, il subira autant que toi les mauvaises surprises (TVA, impôts, cotisations sociales). En lui donnant les infos au fil de l’eau grâce à Tiime + ton organisation, il peut te prévenir, ajuster tes provisions et t’aider à anticiper.
Profite de ce temps gagner pour mettre à jour tes plans de trésorerie et ta gestion budgétaire 🙂
8. Sollicite des points réguliers avec ton comptable
La compta, ce n’est pas juste un bilan annuel qu’on découvre à la dernière minute. Plus tu échanges régulièrement avec ton comptable, plus tu peux prendre des décisions éclairées. Ces points réguliers te permettent de faire le point sur :
- tes charges qui augmentent,
- tes seuils de TVA,
- tes investissements à planifier,
- tes amortissements (prévoir de répartir le coût d’un gros achat (ordi, voiture, matos…) sur plusieurs années au lieu de le passer en une seule fois.)
Chez Numbr, par exemple, tu as accès à un suivi personnalisé avec un comptable dédié qui prend le temps d’échanger avec toi. Résultat : tu ne subis pas ta compta, tu la pilotes avec une vraie vision de ton business.
9. Sois vigilant·e au cadre du contrat
Un détail qu’on oublie souvent : le contrat avec ton cabinet comptable. Dans la majorité des cas, tu t’engages pour toute l’année comptable, et si la collaboration ne se passe pas comme prévu, tu peux te retrouver coincé·e. Ça veut dire frais de sortie, facturation du reste de la prestation, et une impression d’être prisonnier·ère de ton cabinet.
Avec Numbr, c’est différent : tu es libre à tout moment, sans engagement. Si tu veux tester, ajuster ou même arrêter, tu peux. Cette flexibilité est précieuse, surtout quand tu es indépendant·e et que ton activité évolue vite.
Avant Numbr j’ai eu 3 cabinets comptables « classiques » ces 10 dernières années, et je dois te dire que cette impression d’être une princesse au démarrage de la prestation, puis une princesse enfermée dans une tour, prisonnière dès lors que la relation ne se passait plus correctement :/ Je revis depuis que je suis chez Numbr 🙂
Bonus → Délègue ta pré-compta à une super assistante admin !
Ça fait 2 ans maintenant que je délègue toute ma compta à ma super assistante administrative, et l’investissement n’est pas aussi élevé que ce qu’on pense. Elle a commencé par faire ma pré-compta, trouver les factures, envoyer les justificatifs aux clients, lister les impayés. À force de confiance, j’ai fini par lui déléguer toutes mes opérations administratives et le lien à mon comptable :
- payer mes prestataires,
- facturer les clients & gérer les retards de paiement,
- suivre avec mon comptables les demandes de pièces & de justificatifs,
- faire le lien aux administrations et gérer toute la paperasse à ma place 😀 (et sérieusement, c’est le pied).
FAQ – Les questions qu’on me pose souvent
Est-ce que je dois envoyer tous mes relevés bancaires ?
Oui, c’est indispensable. Mais avec Tiime, ton compte bancaire est connecté et tout remonte automatiquement.
Quelle app mobile recommandes-tu pour scanner mes factures ?
Celle de Tiime fait parfaitement le job : elle est rapide, intuitive et directement connectée à ta compta. Oh et elle est gratuite.
Comment éviter les relances de mon comptable ?
Avec une organisation simple : scan immédiat + drive partagé + automatisation via Zapier = zéro relance.
Quand dois-je contacter mon comptable ?
Pas seulement en cas d’urgence ! Tu peux (et tu devrais) l’appeler dès que tu réfléchis à un investissement ou une évolution de ton activité.
Dois-je forcément comprendre toute ma compta ?
Non ! Ton rôle, c’est de rester organisée et proactive. Le reste, c’est le cœur de métier de ton comptable. Si tu comprends la pré-compta, c’est suffisant pour analyser ton activité.
En conclusion 💛
Collaborer efficacement avec ton comptable, ce n’est pas juste une question d’envoi de documents : c’est une vraie stratégie d’organisation. Quand tu mets en place des outils simples (Tiime), des automatismes (Zapier) et un cadre de collaboration clair (Numbr), tu passes d’une relation “contrainte” à une relation “alliée”.
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